Ver-Teile und herrsche
In Amerika werden die Kosten für jedes Department (Kostüm, Technik, Ausstattung etc.) jeweils zu Summen zusammengefasst. Während bei uns etwa Kosten wie Telefon, Transporte etc. meist nur als Gesamtkosten für das ganze Projekt kalkuliert werden, erfasst man diese in den USA für jedes Department getrennt. Da finden sich auf der Seite der Kosten für Requisite eben nicht nur Kauf, Leih und Materialkosten, sondern auch Positionen wie Personal, Transporte, zusätzliche Kosten und Verschiedenes. Auf diese Weise entwickelt sich in allen Abteilungen ein höheres Bewusstsein für die eigenen Budgets.
Zudem erlaubt diese Vorgehensweise einen Überblick über die kalkulierten und die tatsächlichen Kosten der einzelnen Abteilungen. Controlling bedeutet dabei nicht nur die Kontrolle über die Kosten zu behalten, sondern vor allem, die Abteilungen an Vorgaben zu binden und sie dafür auch zur Rechenschaft zu ziehen.
Umsetzungen und Tücken
Die „Heads of Department“ (Kostümbildner, Ausstatter, Requisiteur etc.) kümmern sich in den USA selbst darum, dass diese auch eingehalten und nicht überschritten werden. Manchmal müssen sie sogar bei Überschreitungen persönlich haften.
In Europa ist das nicht so, da liegt es bei Filmgeschäftsführer, Produktionsleiter und Produzent das Budget zu überwachen und einzuhalten. Dies ist ein enorm verantwortungsvoller Aufgabenbereich, denn speziell während der Dreharbeiten treten so viele unterschiedliche Kosten und ständige Veränderungen auf, dass es darauf ankommt, hier eine klare Übersicht zu haben.
Speziell in Deutschland kann ein Einzelner in solch einer Schlüsselposition eine ganze Produktionsfirma in den Ruin stürzen, wenn er/sie seine Arbeit schlecht macht. Diese Mitarbeiter haften hierzulande nicht für ihre Fehler, da die meisten Mitarbeiter bei einem Film aus steuerrechtlichen Gründen angestellt, also weisungsgebunden sind. Ein angestellter Filmgeschäftsführer, der unfähig ist, und der Produktionsfirma Mehrkosten von 50.000 Euro verursacht, kann bestenfalls gekündigt werden, muss aber für seine Verfehlungen nicht haften. Es gibt einige Produktionsfirmen die ihren Untergang Leuten verdanken, die während einer laufenden Produktion falsche oder gar keine Kostenstände (Infos über den Stand an Ausgaben im Verhältnis zu kalkulierten Kosten) erstellt haben.
Immer wach bleiben
Oft bemerken die Produzenten erst zu spät, dass irgend etwas bei der Filmbuchhaltung nicht stimmt. Der weitverbreitete Computerfetisch erleichtert es, den Eindruck professionellem Umgangs mit Zahlen und Belegen zu vermitteln. Da springen Statistiken, Übersichten und Formulare per Mausklick auf den Bildschirm und tun das, wofür sie da sind: Sie beeindrucken. Dass aber all diese netten Programme die Sorgfalt und das nötige Fachwissen des Anwenders nicht ersetzen können, wird gerne verschwiegen. Eine Buchhaltung die nur mit dem Tischrechner und handschriftlicher Kontierung etc. gemacht wurde ist, wenn dies ordentlich und mit Sachverstand geschah, absolut ausreichend.
Was kann der Produzent tun, um sich vor derartigem zu schützen? Nicht viel. Allein die sorgfältige Auswahl des Personals, das Hinterfragen aller Lebensläufe und sogar Kontrollanrufe bei den vorherigen Arbeitgebern sind in Zweifelsfällen sinnvoll. Wenn man dann jemand gefunden hat, der seinen Job beherrscht, steht einer sorgfältigen Kontrolle der Ausgaben nichts mehr im Wege.