Filmkalkulation

  • Ausgaben ohne Beleg sind als Gewinn zu versteuern

    Auch wenn man während der Dreharbeiten ja eigentlich alle Hände voll mit Kreation und Organisation zu tun hat: Bei einem abendfüllenden Spielfilmprojekt entsteht ein sehr großer Aufwand an Buchhaltung. 10 bis 20 mit Belegen prall gefüllte Aktenordner sind durchaus üblich.

    Unzählige kleinere und größere Ausgaben wollen belegt und eingebucht sein, denn jede Ausgabe, die sich nicht nachweisen lässt, muss die Produktion aus eigener Tasche bezahlen und zudem als Gewinn versteuern. Leider kommt dies häufiger vor, als man denkt.

     

    Abenteuer eines Quittungsblocks

    In der Praxis werden in der Hektik des Drehalltags unzählige Ausgaben getätigt. Hier rasch ein Klebeband aus dem Schreibwarenladen, da 20 Euro für den Hausmeister des Motivs, um ihn freundlicher zu stimmen. 100 Euro für den Mopedfahrer, dessen Gefährt eine leichte Schramme beim Ausladen der Lichtstative erlitt. 40 Euro für die Bauarbeiter, damit sie immer wenn die Kamera läuft, auf Ansage die Presslufthämmer pausieren lassen. Manche Ausgabe lässt sich gar nicht schriftlich belegen, manchmal fehlt die Zeit oder aber es gibt Belege, die nicht einmal das Papier wert sind, auf dem sie stehen.

    Spätestens bei der Prüfung durch die Treuhand (wenn der Film z. T. mit Fördergeldern entsteht), durch das Finanzamt oder die Krankenkassen verursachen ungültige Belege eine Menge Probleme und häufig genug Kosten. Filmbuchhalter oder Filmgeschäftsführer warnen stets vor Drehbeginn vor den unbrauchbaren Quittungen, doch jeder Produzent kann nach Abschluss eines Filmes mindestens eine Handvoll davon ins Altpapier werfen.

     

    Wie sehen sie aus, die „Schrottbelege“?

    Besonders verbreitet sind die so genannten Eigenbelege. Wenn man Geld ausgibt, welches nicht durch die üblichen Wege der Buchhaltung fließt, wird gerne zum Eigenbeleg gegriffen. Was die Produktion damit später bei der Buchhaltung anfangen kann wird nicht reflektiert.

    Besonders Requisite, Ausstattung und Kostüm aber auch die Aufnahmeleitung verfügen hier manchmal über beeindruckenden Variations-, und Fantasiereichtum.

    Nicht nur die berühmten Quittungsblöcke, die man im Schreibwarengeschäft im Sixpack erwirbt, auch alle anderen Untergründe, auf denen Kugelschreiber haften bleibt, von der Brötchentüte bis zum Pizzakarton, dienen für allerlei „Special Effects“.

    • Da findet sich dann unter „Spendenquittung“ (Man kennt das von Kirchen, gemeinnützigen Vereinen etc.) in ordentlichen Druckbuchstaben säuberlich ausgefüllt: Eigenquittung. 50 Euro Spende Kaffeekasse an Klinikum, Leih von OB-Kittel und Atemmaske. Datum und Unterschrift vom Ausstatter höchstpersönlich. Gewiss keine Spendenquittung, ist der Ausstatter doch weder eine Kirche noch ein eingetragener Verein. Der Beleg ist bei keinem Finanzamt der Welt absetzbar.
    • Beliebt sind auch Quittungen, auf denen man von den Straßenmusikern an der Ecke mal rasch den Erhalt von 500,- Euro bestätigen lässt. Ist schon richtig, die Herren haben im Bild musiziert, aber das dürfen sie gegen Bezahlung nur auf Lohnsteuerkarte. Schlecht für die Produktion. Entweder sie macht sich eines Vergehens strafbar oder sie muss Geld, welches sie ausgegeben hat, als Gewinn versteuern.
    • Weit verbreitet sind auch unleserliche Quittungen auf denen lediglich der mehrstellige Barbetrag lesbar ist, der Verwendungszweck oder gar der Empfänger jedoch nicht. Komparsenquittungen nur mit einem Namen ohne Adresse eignen sich ebenfalls gut fürs Papier-Receycling.

     

    Spielregeln

    Sie sollten Ihrem Team unmissverständlich und vor Drehbeginn, am besten in schriftlicher Form, folgendes mitteilen: Im Sinne einer ordentlichen Buchführung eines Filmvorhabens ist die Einhaltung folgender Formalien für die Abrechnung von Kassenbelegen unumgänglich:

     

    Rechnungen/Quittungen bis 100 Euro (brutto)

    1. Name und Adresse des Händlers/Lieferanten
    2. Datum
    3. Art und Umfang der Leistung/gekauften Ware
    4. Bruttorechnungsbetrag
    5. Mehrwertssteuersatz

     

    Rechnungen über 100 Euro

    1. Name und Adresse des Händlers/Lieferanten
    2. Name und Adresse des Leistungsempfänger (=Filmproduktion)
      Exakte Firmenbezeichnungen: GmbH, KG, AG etc.!
    3. Datum
    4. Art und Umfang der Leistung/gekauften Ware
    5. Nettorechnungsbetrag (=Entgelt)
    6. Mehrwertssteuerbetrag

     

    Bewirtungsquittungen (Restaurantrechnungen)

    1. Jeder Beleg wird einzeln abgerechnet. Rückseite muss unbedingt ausgefüllt werden. Dabei beachten:
    2. Anlass der Bewirtung
    3. Wer wurde bei dem Essen bewirtet?
    4. Datum und Unterschrift des Bewirtenden (=Filmproduktion!)
    • Keine Zusammenfassung von Belegen. Keine Pauschalbelege (Essen und Getränke 300,-) sondern
      1. Einzelaufstellung aller Positionen
      2. Nur Maschinenbelege werden akzeptiert, handgeschriebene Quittungen sind wertlos!
      3. Bei Rechnungen über 100 Euro brutto Angabe des Rechnungsempfängers (Produktion)
        durch die Gaststätte

     

    Wie werden die Belege sortiert und aufbereitet?

    Belege, die kleiner als A4 sind, werden auf A4-Blätter aufgeklebt oder mit Bürohefter angeheftet, auf eine A4-Seite auch mehrere kleine Belege gemeinsam. Kostengruppen nicht vermischen, sondern nach Art trennen. Telefonbelege zusammen, Requisiten zusammen, Benzinbelege zusammen, Büromaterial zusammen. Die Belege jeder Kostengruppe nach Datum sortiert zusammenfassen.

    Sollten für die Produktion auch Ländereffekte wegen der Förderung relevant sein, sind die Belege auch nach Bundesländern zu trennen.

     

     

     

  • Wieviel wird’s mich kosten?

    Vor jede professionelle Umsetzung eines Drehbuchs haben die Förderungen, Finanziers und TV-Redaktionen trockene Zahlenarbeit gestellt. Und auch für Ihre eigene Arbeit ist eine möglichst realitätsnahe Einschätzung der Kosten unverzichtbar. Eine Kalkulation kann und wird stets nur ein Entwurf, ein Rechenmodell sein, das die individuellen Erfordernisse und Unwägbarkeiten eines Filmprojektes zu erfassen sucht.

     

    Voraussetzung ist Ihre präzise Analyse und Einschätzung von Drehbuch, Gestaltungsabsicht und Aufwand. Nur Sie selbst können einschätzen, welche speziellen Anforderungen Ihr Projekt stellen wird.

    Nur Sie können vorausplanen, wie aufwändig eine Szene, wie umfangreich eventuelle Stunts werden, oder etwa wie lang die Mischung im Studio dauern wird. Ihre Erfahrung wird Ihnen helfen, abzuwägen, wie viele und wie aufwändige Motive bei dem vorhandenen Budget möglich sein werden. Und natürlich werden Sie abwägen, wo die Schwerpunkte liegen sollen.

     

    Realistische Einschätzung

    Dreh

    Ihr Umgang mit dem Medium wird Ihnen helfen, oftmals harmlos aussehende Beschreibungen im Drehbuch vom zeitlichen und finanziellen Aufwand her realistisch einschätzen zu können.

    Eine „unscheinbare“ Szene auf einer Autobahn etwa könnte bedeuten, dass zu diesem Zweck der vielbefahrene Highway gesperrt werden muss. Da so etwas von den Behörden in der Regel nicht genehmigt wird, werden Sie sich ein stillgelegtes oder noch nicht fertiggestelltes Autobahnstück suchen müssen. Und damit es dennoch im Film nach „echter“ Autobahn aussieht, benötigen Sie Autos. Nicht zehn oder zwölf sondern mindestens 100, denn in beiden Fahrtrichtungen soll ja reger Verkehr herrschen.

     

    Abwägen...

    Taschenrechner

    Nicht immer berücksichtigen die Drehbuchautoren, dass gerade Umzüge mit dem gesamten Team von einem Motiv zum nächsten große Kosten und Zeitverlust mit sich bringen. Schon oft zeigte sich, dass ein dramaturgisch wichtiges Telefonat nicht zwingend an einem anderen Drehort geführt werden muss. Manchmal tut es auch eine Telefonzelle, die sich an einem anderen Motiv befindet, oder ein Nebenraum...

     

    Phantasie ist und bleibt einer der wichtigsten Spareffekte. Deshalb sollten auch und gerade Herstellungs-, Produktions- und Aufnahmeleitung, aber auch die Filmgeschäftsführung unbedingt mit „kreativen“ Personen besetzt werden.

     

    Fehlentscheidungen in diesen Bereichen, Leute die nicht mit Geld umgehen können oder gar unfähig sind bergen ungeahnte Risiken. Doch darüber sollen Sie sich bei der Kalkulation noch keine Gedanken machen.

     

    Wichtig für Seminaristen: Basiswissen und Downloads über alle Kalkulationspositionen, Risiken, Rabatte, Verhandlungstricks, naja, was man halt so braucht, um ein Projekt für TV-Sender und Förderungen darzustellen, im Online-Seminar.

     

  • Kernkosten

    Besonders interessant bei einer Kalkulation ist stets der Bereich Kamera und Zubehör. Hier einige Beispielpositionen einer Spielfilmproduktion, die auf Super 16 gedreht wird. Drehzeit: 34 Tage. Auch wenn inzwischen fast ausschließlich digital gedreht wird, ist das Prinzp das Gleiche wie bei einer klassischen Filmkamera.

     

    Meist besteht das Equipment aus weit mehr Bestandteilen, als jene, die man in der Kalkulation auflisten kann. Da kommen ganz leicht 50 Positionen zusammen, denn auch der Bereich Kamera hat sich zu einem High-Tech Unternehmen entwickelt. Doch da es niemand zuzumuten ist, innerhalb einer Kalkulation unzählige Einzelpositionen zu lesen, werden nur die wichtigsten und teuersten Bestandteile aufgeführt und Kleinteile summiert. Niemand erwartet von Ihnen, dass Sie jeden Zoomhebel, jedes Schräubchen in die Kalkulation hineinschreiben. So listet man beispielsweise nicht alle Standardfilter für die Kamera (82er, 85er, ND, Fog etc.) einzeln auf, sondern schreibt einfach fünf Filter in die entsprechende Zeile. Genauso kann man natürlich auch Optiken etc. aufsummieren.

     

    Die Positionen in CineCalc erklären sich von selbst. Die Zahl der Drehtage muss eingegeben werden und auch der Tagespreis entsprechend der Preisliste des Verleihers. Unterhalb jeder Kalkulationsposition befindet sich ein Feld zur Eingabe von Rabatten. Hier kann der Prozentsatz eingegeben werden, den einem der Geräteverleih als Nachlass einräumt. Nur die rabattierte Summe wird dann in die Zusammenfassung der Kosten automatisch übernommen.

     

     

    Die Tongeräte werden natürlich ähnlich wie die Kameraseite behandelt. Das bedeutet, auch hier gibt es weitere Positionen für Zubehör wie Mikrofone, Korbwindschutz, Funkmikros, Angeln etc. Und diese werden natürlich in gleicher Weise rabattiert. Eigentlich lassen viele Verleiher über gewisse Preisnachlässe mit sich reden. Kaum jemand zahlt den vollen Mietpreis.

     

    Sehr deutlich kann man erkennen, welch hohen Kostenfaktor gute Objektive darstellen. Und auch die Video-Ausspiegelung (video assist) im Bereich zusätzliche Kameraausrüstung ist sehr teuer. Die fällt glücklicherweise bei heutigen Digitalkameras weg. Natürlich gehen davon auch wieder Rabatte ab, aber dennoch sind es relativ hohe Kosten. Deshalb kann es in manchen Bereichen sogar sinnvoller sein, Equipment selbst zu kaufen, statt es zu mieten.

     

     

  • Technische Kosten

    Die technischen Kosten beim Film sind von sehr vielen Faktoren abhängig. Hier sehen Sie beispielhaft die Kalkulation eines Drehs, der noch auf analogem Film gemacht wurde.

     

    Das Drehverhältnis (wie viel mal mehr Material man verbraucht, also der Film insgesamt lang wird), worauf man dreht (Film, Video, 16, 35 mm), wie man bearbeitet, wie man schneidet, ob es ein Blow-up gibt, ein Digitales Intermediate, wie aufwändig das Grading wird,- all diese Fragen wollen beantwortet sein.

     

    Berechnen und vor allem in Form einer Checkliste durchgehen kann man all diese Punkte in der Abteilung Kopierwerk und Bearbeitung in CineCalc. Selbstverständlich gibt es in CineCalc auch eine Sektion "Digital Postproduction". Wie überall in CineCalc können Sie in den blau unterlegten Zellen Ihre Werte eingeben. Auch wenn diese Abbildung keine direkte Eingabe erlaubt, können Sie doch recht genau erkennen, was so alles in diesem Bereich berechnet werden muss.

     

    Die Arbeitsabläufe im Detail werden im

    Online-Seminar oder teilweise auch im Handbuch zu CineCalc erläutert.

     

     

     

     

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