Gerade bei der Herstellung von Filmen spielen Fahrt,- und Reisekosten eine große Rolle. Recherchen, Festivalreisen, Koproduktionstreffen, Fahrten und Unterbringung von Schauspielern und Team. Was ist zu beachten? Als Filmproduzent*In steht man bei den Finanzämtern grundsätzlich unter Generalverdacht, ständig private Vergnügungen als Geschäftsausgaben absetzen zu wollen. Das liegt vor allem daran, dass bei einem Spielfilm so viele unterschiedliche Ausgabenarten entstehen können, wie in kaum einem anderen Berufsfeld. Wo sonst kann es sein, dass man hunderte von Kerzen, Luftballons, Hubschrauberflüge, Sahnetorten, Ritterrüstungen und tausende andere Leistungen oder Requisiten für die Herstellung benötigt?
Und natürlich fallen bei Spiel,- und Dokumentarfilmdrehs auch eine größere Anzahl von Reisen, Fahrten, Unterbringungen und Transporten an. Insbesondere in diesem Bereich vermuten die Finanzämter regelmäßig, dass die Produzenten hier ihre privaten Urlaubsreisen von der Steuer absetzen wollen. Da wird dann regelmäßig die Frage diskutiert, ob die "Reise betrieblich veranlasst" war. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die Abrechnung von Reisekosten wie so vieles andere in Deutschland auch, durch überbordende gesetzliche Regelungen überaus komplex gestaltet wurde.
Bei Selbstständigen nennen sich die Reisekosten übrigens Betriebsausgaben, bei Angestellten Werbungskosten, sie können als Ausgaben geltend gemacht werden, falls diese nicht von der Firma erstattet werden.
Während es bei Dreharbeiten einfacher ist, die angefallenen Reisekosten auch tatsächlich der Herstellung des Filmes zuzuordnen, sind insbesondere all die anderen Reisen im Vorfeld oder nach einer Produktion oder auch in Zusammenhang mit der Recherche für das Projekt oder die Finanzierung in der Steuererklärung stes mit einem Fragezeichen versehen. Dann werden auch schon mal genauere Nachweise, Aufzeichnungen, Termine und Namen und Anschriften von Personen, die man getroffen hat, eingefordert. Als verdächtig gelten auch stets Reisen um die Weihnachtsfeiertage oder an Ostern. Es macht also durchaus Sinn, alle den Reisen zugehörigen Unterlagen zumindest abzuspeichern, um sie im Zweifelsfall vorlegen zu können.
Grundsätzliches
Sorry, wenn wir hier ins Behördendeutsch abgleiten, es müssen verschiedene Kosten unterschiedlich behandelt werden. Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand müssen getrennt erfasst und zusammengerechnet werden, um sie in der Steuererklärung, bei Selbstständigen meist die EÜR, die "Einnahmeüberschussrechnung" geltend zu machen.
Genau definiert meinen Reisekosten "beruflich notwendige Reisen für Tätigkeiten, die eben nicht am Firmensitz stattfinden bzw. bei Selbstständigen und Firmeninhabern bei betrieblich veranlassten Reisen. Dazu gehören dann
- die reinen Fahrtkosten (also Tickets, Benzinkosten oder Kilometerpauschalen),
- der sogenannte Verpflegungsmehrauswand das sind Spesen, die sich darin unterscheiden, wie lange man von Zuhause bzw. dem Firmensitz entfernt war. Unter 12 Stunden kann man da 12 Euro, ab 24 Stunden Abwesenheit 24 Euro ansetzen.
- Übernachtungskosten (Hotel, Apartment etc. - Achtung- nur die Übernachtung nicht das Frühstück)
- Reise- und Nebenkosten wie Parkscheine, Telefon etc.
Aufbereitung
Für die meisten dieser Ausgaben muss man Belege sammeln und abheften und ggf. auch dem Finanzamt vorlegen können. Dies kann zum Beispiel in Form von Rückfragen durch das Finanzamt erfolgen, wo dann zum Beispiel eine Aufstellung und Nachweise der Reisekosten verlangt werden. Die Aufstellung kann eine einfache Excel-Tabelle sein wo alle Kosten nach Datum gelistet und mit Netto und Mehrwertsteuer sowie einer kurzen Angabe worum es sich handelt zusammengerchnet werden.
Belege wie z.B. Tickets, Rechnungen etc. werden einfach auf A 4 Blättern auf denen oben das Datum vermerkt ist, aufgeheftet. Es werden nur Belege anerkannt, auf denen Firma, Datum, Betrag, Mehrwertsteuer etc. vermerkt ist. Manche Finanzämter erwarten auch dass jeweils der Grund der Reise auf dem Beleg vermerkt ist. Fehlt beispielsweise die Hotelrechnung, so darf man nur 20,- € pro Nacht ansetzen, kein wirklich realistischer Wert,- wo bekommt man denn für einen solchen Betrag ein Zimmer?
Die Spesen, genauer der Verpflegungsmehraufwand wird ohne Belege einfach zusammengerechnet, also beispielsweise 2 Tage a 24,- € also 48,- €. Der An,- und Abreisetag wird übrigens auch wenn die Reisedauer unter 8 Stunden lag, mit 12,- € angerechnet. Falls man Mahlzeiten kostenfrei gestellt bekommt, muss man von der Tagespauschale übrigens 20 % für ein Frühstück sowie 40 % für Mittag- oder Abendessen abziehen. Dieser Tagessatz variiert übrigens, wenn man im Ausland ist. es gibt Länder wie die Schweiz, da ist der Tagessatz den man ansetzen kann auch durchaus doppelt so hoch.
Auch Kilometerpauschalen bei Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug kann man ohne Beleg zusammenrechnen, einfach die gefahrenen Kilometer mit dem jeweils gültigen Kilometersatz multiplizieren. Derzeit (Stand 2024) sind hier 0,30 € pro Kilometer üblich. Für Elektrofahrzeuge kann es andere Sätze geben. Bei Mietwagen wird die Mietwagenrechnung plus Benzin anerkannt.
All diese Dinge erfasst man in einem Steuerprogramm oder in einer geeigneten Excel-Tabelle, damit man die Einzelbeträge sinnvoll nach Kostengruppen sortieren und nach Datum ordnen kann. Die Belege und Rechnungen sammelt man in einem Ordner. Man muss sie erst auf NAchfrage dem Finanzamt vorlegen.
Übrigens darf man den eigentlich umweltfreundlichen Vorschlag der Finanzämter, dass man die Belege auch einfach mit dem Steuerportal Elster hochladen könne, nicht zu ernst nehmen. Man kann immer nur einen Beleg hochladen und muss dazu jedes Mal neu Zusatzinformationen eingeben. Eine Sisyphos Arbeit,- ausdrucken und per Post an die Behörde schicken geht deutlich schneller und nervenschonender. Das Papierlose Büro scheitert hier grandios an der absurden Programmierung des Portals.
Sonderfall Vermischung Geschäfts,- und Privatreise
Zu den Bereichen, die etwas komplexer sind, gehört die klassiche Situation. Sie haben an einem entfernten Ort gedreht und die Drehzeit um ein paar Tage Urlaub verlängert. Das ist im Prinzip völlig in Ordnung, allerdings werden Steuerprüfer intensiv nach solchen Reisekosten suchen und deshalb macht es Sinn, um Stress zu vermeiden, die Kosten so anzusetzen, dass sie der Prüfung standhalten.
Dabei geht man wie folgt vor: Der Anteil zwischen Geschäftreisezeit und privater Urlaubszeit wird ermittelt und die Reisekosten in dem Verhältnis angesetzt. Hat man beispielsweise in Frankreich vier Tage lang recherchiert oder gedreht und noch zwei private Tage drangehängt, so werden die Kosten im Verhältnis 4:2 geteilt. Man kann also den größten Teil der Reisekosten absetzen.
Soweit einige Grundlagen zu dem Thema. Eigentlich sollte ja jeder Bürger, jede Bürgerin in der Lage sein, diese Dinge mühelos selbst eingeben zu können, doch davon sind die Formulare und Regelwerke der Finanzämter weit entfernt. Wir würden Euch auch gerne die jeweiligen Feldnummern in den Online-Formularen nennen, wo welche Kosten eingetragen werden müssen, doch die ändern sich auch gerne mal, wie sich auch individuelle Regelungen und Tagessätze, Kilometerpauschalen etc. ändern können. Deshalb ist es wichtig, sich jeweils vor dem Eingeben in die EÜR über die aktuellen Sätze zu informieren.
